Hoofd Secretariaat

Voel jij je thuis in een faciliterende rol en heb je een scherp oog voor detail? Zoek je een functie waarin je zowel ondersteunend als sturend optreedt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse en hoofd secretariaat geef je leiding aan een team van medewerkers. Je signaleert knelpunten in werkprocessen en doet voorstellen tot efficiëntere werkwijzen en methoden. Je begrijpt inhoudelijk wat de werkzaamheden zijn van de regio bestuurder/directeur en kan inspelen op gevoeligheden bij bepaalde besluitvorming. Als directiesecretaresse/hoofd secretariaat ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van de dagelijkse gang van zaken binnen het secretariaat. Dat betekent onder meer het beheren van complexe agenda’s, het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen met onder andere de Raad van Commissarissen, de Bestuursraad en het MT, en het actief bewaken van actiepunten. Daarnaast stroomlijn je de administratieve processen, zorg je voor een efficiënte informatievoorziening en bied je structurele ondersteuning bij besluitvormingstrajecten. Je handelt discreet, kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en bent iemand op wie men kan bouwen.

Met wie werk je samen?

In jouw rol als directiesecretaresse/hoofd secretariaat geef je hiërarchisch leiding aan het secretariaat en de receptie en ontvang je zelf leiding van de directeur.

Wat breng je mee?

• Je houdt van structuur en schakelt moeiteloos tussen details en het grotere geheel.

• Je bent communicatief sterk, servicegericht, proactief en hebt een natuurlijk overwicht.

• Je hebt een scherp gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en denkt altijd een stap vooruit.

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.

• Je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijke of managementomgeving.

• Je hebt aantoonbare leidinggevende kwaliteiten en weet mensen te coachen en enthousiasmeren.

• Microsoft Office (Word, Outlook, Teams, SharePoint) heeft geen geheimen voor je.

Wat bieden wij?

• Een salaris overeenkomstig schaal 10 van de cao Loodswezen (€ 4.140,- tot € 5.660,- bruto per maand);

• De mogelijkheid gebruik te maken van cao à la carte (o.a. belastingvoordeel sportschool, fietsplan, extra verlofdagen kopen/verkopen);

• Diverse studiefaciliteiten, reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding van € 2,35 netto per thuiswerkdag;

• Een 13e maand in december;

• Een tegemoetkoming van € 30,- bruto per maand bij deelname aan onze collectieve aanvullende zorgverzekering;

• Een dynamische functie binnen een uitdagende omgeving waar ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.

Enthousiast geworden?

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Nancy van der Drift via

06-51052879. Je sollicitatie kun je richten aan Nancy van der Drift, Human Resource Manager.

Een assessment maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.